Kiến thức cơ bản về mã số - mã vạch

Nội dung của mã vạch là thông tin về sản phẩm như: Nước đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm, nơi kiểm tra... Mã số của hàng hóa là một dãy con số để phân định hàng hoá, áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ người sản xuất, qua bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Nếu thẻ căn cước giúp ta phân biệt người này với người khác thì mã số hàng hóa là “thẻ căn cước” của hàng hoá, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hóa khác nhau. Mã số của hàng hoá là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hoá, mỗi loại hàng hoá được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hoá. Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hoá, không liên quan đến đặc điểm của hàng hoá. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hoá, trên mã số cũng không có giá cả của hàng hoá.

Hiện nay, có một số loại mã số được sử dụng gồm:

Tuy nhiên, trong thương mại toàn cầu chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã số hàng hoá:

- Hệ thống UPC (Universal Product Code) là hệ thống thuộc quyền quản lý của Hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC (Uniform Code Council, Inc.), được sử dụng từ năm 1970 và hiện vẫn đang sử dụng ở Mỹ và Canada.

- Hệ thống EAN (European Article Number) được thiết lập bởi các sáng lập viên là 12 nước Châu Âu với tên gọi ban đầu là Hội EAN (European Article Numbering Association), được sử dụng từ năm 1974 ở châu Âu và sau đó phát triển nhanh chóng, được áp dụng ở hầu hết các nước trên thế giới. Từ năm 1977, EAN trở thành một tổ chức quốc tế với tên gọi EAN quốc tế (EAN International). Việt Nam cũng là một quốc gia sử dụng hệ thống mã số EAN. Trong hệ thống mã số EAN cho sản phẩm bán lẻ có hai loại, một loại sử dụng 13 con số (EAN-13) và một loại sử dụng 8 con số (EAN-8). 

- Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo (từ trái sang phải) như sau: Mã quốc gia là hai hoặc ba con số đầu; sau đó là mã doanh nghiệp có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số; tiếp theo là mã mặt hàng có thể là năm, bốn, hoặc ba con số tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp; số cuối cùng là số kiểm tra để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số. 

Mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức này. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893. 

Mã doanh nghiệp (mã M) do tổ chức mã số vật phẩm quốc gia cấp cho các nhà sản xuất là thành viên. Ở Việt Nam, mã doanh nghiệp do EAN-VN cấp cho các doanh nghiệp thành viên của mình. Hiện nay mã doanh nghiệp của Việt Nam có 5 chữ số.

Mã mặt hàng ( mã I) do nhà sản xuất quy định cho hàng hoá của mình. Nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có một mã số, không được có bất kỳ sự nhầm lẫn, trùng lặp nào.

Số kiểm tra (mã C) là một con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên. Quy tắc tính toán mã kiểm tra như sau:

Lấy tổng tất cả các số ở vị trí chẵn (2,4,6,8,10,12)  được một số A.

Lấy tổng tất cả các số ở vị trí lẻ (1,3,5,7,9,11). Tổng này nhân với 3 được một số (B).

Lấy tổng của A và B được số A+B.

Lấy phần dư trong phép chia của A+B cho 10, gọi là số x. Nếu số dư này bằng 0 thì số kiểm tra bằng 0, nếu nó khác 0 thì số kiểm tra là phần bù (10-x) của số dư đó.

(Phần mềm kiểm tra mã vạch chỉ có tính tham khảo trong việc phân biệt hàng thật - hàng giả)

- Mã số EAN-8 gồm 8 con số, chỉ sử dụng trờn những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 (ví dụ như thỏi son, chiếc bút bi). Các doanh nghiệp muốn sử dụng mó số EAN-8 trên sản phẩm của mình phải làm đơn xin cấp mã tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN-VN). Tổ chức mã số quốc gia sẽ cấp trực tiếp và quản lý mã số mặt hàng (gồm 4 con số) cụ thể cho doanh nghiệp.

Mã vạch thể hiện mã số EAN gọi là mã vạch EAN, trong mã vạch EAN mỗi con số được thể hiện bằng hai vạch và hai khoảng trống theo ba phương án khác nhau theo đó mỗi mã vạch hay khoảng trống có chiều rộng khác nhau cách nhau từ 1 đến 4 môđun, mỗi môđun có chiều rộng tiêu chuẩn là 0,33 mm. Mã vạch EAN thuộc loại mã đa chiều rộng thể hiện các con số (từ O đến 9) với chiều dài cố định (13 hoặc 8 con số).

Tại Việt Nam, muốn có mã số mã vạch trên hàng hóa trước tiên các doanh nghiệp phải gia nhập EAN Việt Nam. EAN Việt Nam sẽ cấp mã M cho doanh nghiệp và hướng dẫn doanh nghiệp lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm. Để được là thành viên của EAN Việt Nam, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí gia nhập và phí hàng năm. Hai loại phí này do đại hội các thành viên quyết định, được ghi trong điều lệ của EAN Việt Nam và có thể thay đổi sau một thời gian áp dụng.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lý mã mặt hàng (mã I) của mình theo nguyờn tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn. Những sản phẩm khác nhau về tính chất (ví dụ như bia và nước ngọt), về khối lượng, về bao gói… đều phải có những mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (thay đổi trọng lượng, cách bao gói…) đều phải được cấp mã mặt hàng mới.

Hiện nay, có một số phần mềm kiểm tra mã vạch dùng cho các loại điện thoại thông minh được cho là có thể phân biệt được hàng thật, hàng giả. Tuy nhiên, các thông tin thu được vẫn chỉ mang tính chất tham khảo vì phần mềm chỉ có khả năng kiểm tra chính chính xác của mã vạch (về cách in, quy cách, dãy mã số…) chứ chưa thể kết luận về hàng hóa đó là hàng thật hay hàng giả. Việc phân biệt hàng thật - hàng giả cần có sự đối chiếu, so sánh và các thông tin tổng hợp về hàng hóa đó bên cạnh các thông tin về mã số, mã vạch của sản phẩm./.